Geplant: Ein Gesamtbild der Forschung an der TU Braunschweig Über die Einführung eines Forschungsinformationssystems

Mit einem neuen Forschungsinformationssystem wird die Technische Universität Braunschweig die Forschungsaktivitäten sowohl intern als auch extern transparent und verlässlich zugänglich machen. Zum Hintergrund: Als forschungsstarke Hochschule stehen die TU Braunschweig und ihre Wissenschaftler*innen zunehmenden Berichtspflichten und Vorgaben zur Verbesserung der Transparenz in der Forschung sowie dem kontinuierlichen Wettbewerb mit anderen Hochschulen um Drittmittel, Ressourcen und wissenschaftlichen Nachwuchs gegenüber. Deshalb beschäftigt sich die TU Braunschweig damit, die vielfältigen Forschungsaktivitäten mithilfe digitaler Werkzeuge in einem Gesamtbild zusammenzuführen. Über die Einführung eines Forschungsinformationssystems, kurz FIS, haben wir mit Frau Constanze Mittag-Buhmann und Frau Juliane Düvel vom Forschungsservice gesprochen.

In dem geplanten zentralen Forschungsinformationssystem der TU Braunschweig sollen u.a. Forschungsprojekte, Publikationen und Patente erfasst werden. (Im Bild: Forschende an der Battery LabFactory Braunschweig (BLB)). Bildnachweis: Marek Kruszewski/TU Braunschweig

Welches Ziel verfolgt die TU Braunschweig mit einer zentralen Plattform für alle Forschungs- und Transferaktivitäten genau?

Constanze Mittag-Buhmann: Das FIS soll als zentrales Werkzeug für die Forschungsberichterstattung nach innen und nach außen dienen. Gleichzeitig bietet es Forschenden die Möglichkeit der Visualisierung ihrer eigenen Forschungsleistungen. Im FIS sollen Forschungsprojekte, Publikationen, Patente sowie weitere wissenschaftliche Leistungen erfasst und mit persönlichen Profilen der Forschenden und Organisationseinheiten der TU Braunschweig und ihrer Partner verknüpft dargestellt werden. Grundpfeiler und Motor des Projekts ist die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, die durch Professor Peter Hecker, Vizepräsident für Forschung, unterstützt wird.

Da kommen riesige Datenmengen zusammen. Wie kommen diese in das System?

Juliane Düvel: Bei der Einführung des FIS wird die Umsetzung jedes einzelnen Objektbereichs von Forschungsleistungen im Rahmen von Workshops zu Datenverfügbarkeit, Datenherkunft, bestehende Infrastruktur und Arbeitsprozesse beleuchtet. Daraufhin wird entschieden wie die Daten des jeweiligen Objektbereichs in das FIS einfließen sollen. Bereits in der Planungsphase konnten hierzu erste Schlüsse gezogen werden, z.B. wurde für den Datenbereich Publikationen in den letzten drei Jahren durch die Universitätsbibliothek eine Hochschulbibliografie als technische Lösung implementiert, die als führendes System für diesen Datenbereich bestehen bleibt. Aus der Hochschulbibliografie werden dann ausgewählte Daten über einen Automatismus in das FIS eingespeist.

Wer pflegt die Datenbank und kontrolliert die Vollständigkeit der Einträge?

Constanze Mittag-Buhmann: Das ist bei der Menge an Daten eine Mammutaufgabe. Die Forschungsaktivitäten an der TUBS sind schönerweise vielzählig, dies soll auch im FIS wiedergegeben werden. Für die verschiedenen Datenbereiche gelten verbindliche Richtlinien in der Erfassung. Wissenschaftler*innen sollen langfristig auch die Möglichkeit erhalten, Forschungsleistungen, die nicht standardmäßig erfasst sind, in ihre Profile aufzunehmen. Die Validierung und Qualität der Daten in einer derart großen Datenbank muss langfristig und mit gewissen Richtlinien gesichert werden. Hierfür sind bereits frühzeitig personelle Ressourcen eingeplant worden.

Die Plattform ist ein Meilenstein für die Transparenz des Forschungsbetriebs. Kann man das so sagen?

Constanze Mittag-Buhmann: Definitiv. Eine Plattform, die die verschiedenen Forschungsleistungen miteinander verknüpft und transparent zugänglich macht, stellt sowohl von zentraler Seite der Hochschulleitung als auch für dezentrale Einheiten wie Institute und Fakultäten bis hin zum/r einzelnen Forscher*in einen Mehrwert in puncto Außendarstellung und Vereinfachung des Berichtswesens dar. Durch ein leicht zugängliches Portal soll auch der Zugriff und die Information zu Forschungsaktivitäten und –stärken für Interessierte außerhalb der TU Braunschweig vereinfacht und übersichtlicher werden.

Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

Juliane Düvel: Da die Forschungsaktivitäten neben der Hochschule auch mit Personen verknüpft werden, ist die datenschutzrechtliche Prüfung zwingend erforderlich. Welche personenbezogenen Daten in welchem Umfang erhoben werden und welche Vorgaben das System hierbei erfüllen muss, wird im Rahmen des Einführungsprojekts sehr engmaschig zwischen den Projektverantwortlichen, dem Software-Anbieter und dem Datenschutzbeauftragten der TU Braunschweig diskutiert. Viele der unter Forschungsaktivitäten erfassten Daten sind öffentlicher Natur und bereits an verschiedenen Stellen öffentlich zugänglich, diese Daten werden im FIS „nur“ integriert. Es bestehen allerdings auch Geheimhaltungsvorgaben, wie bei wirtschaftlichen Projekten, zum Beispiel. Das FIS spricht verschiedene Zielgruppen an, weshalb ein umfassendes Rollen- und Rechtekonzept Voraussetzung ist.

Wann wird das Forschungsinformationssystem fertiggestellt bzw. wann kann es genutzt werden?

Juliane Düvel: Das Einführungsprojekt FIS ist auf zweieinhalb Jahre angelegt, von Juni 2023 bis Ende 2025. Die einzelnen Datenbereiche werden im Laufe dieser Zeit und begleitet durch Schulungen sukzessive verschiedenen Nutzergruppen zugänglich gemacht. Im anschließenden Regelbetrieb wird das FIS fortlaufend ausgebaut und sowohl an gesetzliche Regelungen angepasst, als auch neue Funktionalitäten der Software und weitere Bedarfe der Nutzer*innen aufgenommen. Ein erster Meilenstein wird die Übertragung der Daten aus dem Vorgängersystem für die Digitale Forschungsanzeige (DiFA) und damit die Vorbereitung für die Ablöse der DiFA sein.

Constanze Mittag-Buhmann: Ziel ist es, einen möglichst reibungslosen Übergang von der DiFA in das FIS zu ermöglichen. Dafür werden die zukünftigen Nutzer*innen im neuen System zeitnah geschult. Momentan nutzen mehr als 150 Personen die DiFA, um Ihre Forschungs-, Lehr- und Transferprojekte finanzrechtlich der TU Braunschweig intern anzuzeigen.

Vielen Dank!