Wenn der Wasserhahn tropft … Start eines Ticketsystems für Schadensmeldung auf dem Campus

Das Licht funktioniert nicht, die Heizung ist defekt, Wasserhahn tropft oder der Beamer gibt kein Mucks von sich: Ab sofort können Stör- und Reparaturmeldungen elektronisch mit einem Ticket dem Geschäftsbereich 3 – Gebäudemanagement gemeldet werden. Der Vorteil des neuen Kundenportals: Die Schadensmeldung geht nicht verloren und der Bearbeitungsstand ist sichtbar und transparent.

Auch der tropfende Wasserhahn kann über das neu eingerichtete Ticketsystem des Geschäftsbereichs 3 – Gebäudemanagement gemeldet werden.
Bildnachweis: Max Fuhrmann/TU Braunschweig

Im Geschäftsbereich 3 sind fast 200 Beschäftigte täglich im Einsatz, um die Gebäude, Grundstücke, Anlagen und technischen Einrichtungen, die Versorgung mit Fernwärme, Elektrizität, Öl, Gas und Wasser sowie für die Durchführung vieler großer und kleinerer Baumaßnahmen in der gesamten Universität zu gewährleisten.

Bearbeitungsstand jederzeit einsehbar

Damit der Service des Gebäudemangements noch effektiver wird, steht jetzt allen Beschäftigten und Studierenden in einem Kundenportal ein Ticketsystem zur Verfügung. Dies ist auch ein Wunsch der letzten Servicebefragung, die interne Kommunikation zu stärken. Durch Auswahl des entsprechenden Servicebereichs landet das die Schadensmeldung direkt bei den zuständigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Sobald das geöffnet und das Ticket bearbeitet wird, geht die erste Rückmeldung auf die Schadensmeldung ein. Der Bearbeitungsstand wird online dokumentiert und ist somit transparent und jederzeit einzusehen. Zum Beispiel kann die Rückmeldung lauten: „Das Material ist bestellt“.

Die Beschäftigten, die ein Ticket aufgegeben haben und die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des GB 3 können für Rückfragen jederzeit direkt über das Ticketsystem kommunizieren und es geht keine Schadensmeldung verloren. Ein weiterer Vorteil für die Beschäftigten des Gebäudemanagements: Sie haben eine guten Überblick über die Meldungen und können priorisieren. Wenn genügen Erfahrungen vorliegen, plant das Gebäudemanagement das Ticketsystem intern zu evaluieren und gegebenenfalls weiter zu entwickeln.

Bitte Ticket aufgeben

Der bisherige Service, an die E-Mail Adresse stoermeldungen@tu-braunschweig.de eine Störungsmeldung zu senden oder die interne Telefonnummer „11“ anzurufen, bleibt bestehen. Die Mitarbeiterinnen in der Telefonzentrale, die Anrufe und die Mails entgegennehmen, geben dann die Störung in das Ticketsystem ein. Der schnellere und transparente Weg ist das Ticket gleich selbst aufzugeben.