Gesund und sicher: Arbeiten auf Distanz Nachgefragt bei der Leiterin der Personalabteilung Anne Fritz

Die Aufgaben der Personalabteilung haben sich seit der Corona-Krise stark verändert, die Abteilung ist stark gefordert. Für die geforderten arbeitsorganisatorischen Maßnahmen schafft die Personalabteilung die rechtlichen Rahmenbedingungen und hat ein offenes Ohr für die Sorgen der Beschäftigten. Wir sprachen Anne Fritz, die seit 2019 die Personalabteilung der Technischen Universität Braunschweig leitet.

Die Personalabteilung ist zurzeit besonders gefordert, um die Rahmenbedingungen für die Beschäftigten zu schaffen, auch während der Corona-Pandemie sicher und gesund weiterarbeiten zu können. Welche Aufgaben stehen vorrangig in der Personalabteilung an?

An erster Stelle steht für uns, dass sich unsere Beschäftigten keine Sorgen rund um ihren Arbeitsplatz machen müssen. Sorgen und Gedanken machen wir uns alle jetzt schon genug. In den letzten Wochen lag der Fokus der Hochschulleitung und aller Führungskräfte unserer Universität auf dem Gesundheitsschutz unserer Universitätsangehörigen. So wurden arbeitsorganisatorische Maßnahmen ergriffen, die Personendichte in der Hochschule so zu reduzieren, damit die, die in der Dienststelle weiter arbeiten, sich sicher fühlen können. Und damit diejenigen, die von zu Hause arbeiten, bestmöglich weiterhin in die laufenden Prozesse eingebunden bleiben.

Anne Fritz und das Team der Personalabteilung setzen sich dafür ein, dass Beschäftigte sicher und gesund arbeiten können und haben für ihre Sorgen ein offenes Ohr. Bildnachweis: Kristina Rottig/TU Braunschweig

Der Hochschulleitung ist es gelungen, den Geschäftsbetrieb geordnet und kontrolliert umzuorganisieren und dabei die Kernprozesse der Hochschule weiter aufrecht zu erhalten. Die Aufgabe der Personalabteilung war es, die rechtlichen Rahmenbedingungen, für die arbeitsorganisatorischen Maßnahmen zu schaffen, zum Beispiel zum mobilen Arbeiten und zu den Arbeitszeitregelungen, und diese zielgerichtet und transparent an die jeweiligen Zielgruppen in der Hochschule wie Führungskräfte, Wissenschaftler*innen, Kolleg*innen in Technik und Verwaltung, Lehrbeauftragte, studentische und wissenschaftliche Hilfskräfte sowie Übungsleiter*innen zu kommunizieren.

Darüber hinaus war und bleibt es uns sehr wichtig, dass sich die Beschäftigen keine existenziellen Sorgen machen. Es erreichen uns viele Anfragen, ob weitergearbeitet und das Gehalt weitergezahlt und ob Arbeitsverträge weiter abgeschlossen werden. Beides ist der Fall.

Schon früh haben wir ein Sorgentelefon unter der Nummer 888812 eingerichtet, über das uns die Sorgen und Nöte, aber auch viele Anregungen erreichen, so dass wir auf diese schnell reagieren und bei Bedarf in den Krisenstab kommunizieren können. Das Sorgentelefon bleibt auch weiterhin montags bis freitags in der Zeit von 9 Uhr bis 15 Uhr erreichbar.

Wie haben Sie sich als Team organisiert und wie halten Sie Ihre Arbeit aufrecht?

Das Team der Personalabteilung arbeitet zu unterschiedlichen Tageszeiten und abwechselnd in der Dienststelle und von zu Hause aus. Viele Tätigkeiten mit vertraulichem Inhalt können nur in der Dienststelle erledigt werden. Daher war es notwendig, dass wir uns so aufteilen, dass immer nur etwa die Hälfte unserer Kolleg*innen gleichzeitig in der Dienststelle ist und alle in einem Einzelbüro arbeiten können. Das Gauß-IT-Zentrum hat uns in kürzester Zeit so ausgestattet, dass wir alle untereinander im ständigen Austausch stehen können, egal von wo wir gerade arbeiten. Der Support ist wirklich großartig.

Durch das Social Distancing vermissen die Kolleginnen und Kollegen sehr die Teamsitzungen, den persönlichen Austausch und natürlich die kollegiale Beratung, die von Zimmer zu Zimmer einfacher ist als über Telefon. Ich bin sehr stolz auf mein Team, dass die Zusammenarbeit auch auf Distanz sehr gut klappt und alle mitziehen, die anstehenden Aufgaben gut zu bewältigen. Allerdings wissen wir nun auch: Der persönliche Kontakt ist nicht zu ersetzen.

Die Prioritäten in Ihrer Arbeit haben sich verschoben. Gibt es Projekte, die sich dadurch verzögern?

Etwas ausgebremst worden sind wir durch die Corona-bedingten Ereignisse leider in einigen Zielen, die wir in diesem Jahr noch erreichen wollen und die in der aktuellen Krise leider durch andere vordringliche Aufgaben in der Priorität verdrängt worden sind. So hängen wir bei der Einführung der elektronischen Personalakte, der Erstellung eines Personalgewinnungskonzepts und der Zuarbeit zur Neugestaltung des Informationsportals, bei dem die Personalabteilung einen ersten Piloten mitgestalten soll, unserem Zeitplan hinterher. Wir hoffen aber, dass wir auch diese nach wie vor sehr wichtigen Projekte schnellstmöglich wieder voranbringen können.

Was sollten Beschäftigte und Führungskräfte jetzt auf jeden Fall beachten?

Die Prozesse laufen trotz aller Anstrengungen etwas langsamer als wir das im ordentlichen Dienstbetrieb gewohnt sind. Das haben wir so aber auch erwartet. Die Hochschule ist dezentral organisiert. Ein Einstellungsantrag beispielsweise wird im Institut vorbereitet und bedarf der Unterzeichnung durch die Institutsleitung, der Zustimmung durch die zuständige Fakultät, der Freigabe durch das Hochschulcontrolling und der Zustimmung durch den Personalrat. Da viele handelnde Personen entlang dieser Prozesskette derzeit im Homeoffice arbeiten, ist es nicht so einfach wie sonst, alle erforderlichen Zustimmungen und Unterschriften zeitnah einzuholen. Leider ist es auch nicht möglich, auf Zustimmungen zu verzichten. Daher bitten wir die Führungskräfte, im Interesse der Beschäftigten uns Weiterbeschäftigungsanträge mindestens 6 Wochen vor Auslaufen des aktuellen Vertrages zukommen zu lassen. Dabei bitten wir zu berücksichtigen, dass allein für die Zustimmung des Personalrats nach den gesetzlichen Vorgaben 2 Wochen benötigt werden. Vorab müssen der Antrag geprüft, die Stelle vom Hochschulcontrolling freigegeben und etwaige Rückfragen mit der Einrichtung geklärt werden. Hinzu kommen noch die Ferien und Feiertage. 6 Wochen sind sehr knapp bemessen, lieber 8 Wochen Vorlauf einplanen.

Versprechen kann ich, wir setzen alles daran, die Prozesse so stringent wie möglich abzuarbeiten und verlässlich da und ansprechbar zu sein.

Ganz herzlich bedanken möchte sich das ganze Team der Personalabteilung für die Unterstützung, die wir aus allen Bereichen der Hochschule erfahren. Wir wünschen allen Kolleginnen und Kollegen an der TU Braunschweig: Bleiben Sie gesund und mit uns in Kontakt.