Erfolgreiches Onboarding von internationalen Wissenschaftler*innen Neue Webseiten unterstützen gastgebende Einrichtungen

Die TU Braunschweig ermöglicht und fördert internationale Spitzenforschung. Ihr strategisches Ziel ist es, den Anteil an internationalen Wissenschaftler*innen bis 2030 deutlich zu erhöhen. Eine hohe Service-Qualität im Onboarding-Prozess und in der Betreuung von internationalen Forschenden spielt dabei eine wichtige Rolle.

Die Mobile Researchers‘ Services (MoRe) sind die zentrale Beratungsstelle für internationale Wissenschaftler*innen an der TU Braunschweig. Sie bieten ein umfassendes Beratungsangebot für internationale Forschende und unterstützen die gastgebenden Institute und Einrichtungen bei organisatorischen Fragen. Bereits seit 2011 gibt es den Service an der TU Braunschweig. Ebenso lang ist Dr. Astrid Sebastian Leiterin des MoRe-Bereichs. Gemeinsam mit ihrer Kollegin Annika Ewe gestaltet sie den Zugang zur TU Braunschweig für internationale Wissenschaftler*innen so einfach wie möglich. „Spitzenforschung kann heutzutage nur international funktionieren, denn wir brauchen die unterschiedlichen Perspektiven und Kompetenzen von Forschenden aus verschiedenen Ländern, um Lösungen für globale Herausforderungen zu finden“, betont Sebastian.

Doch Wissenschaftler*innen, die aus dem Ausland an die TU Braunschweig kommen möchten, stehen oft vor großen Hürden. Langwierige Visaprozeduren und ein hoher bürokratischer Aufwand verzögern häufig die Einreise und den Arbeitsbeginn. Die TU Braunschweig möchte diese Prozesse vereinfachen. Ende 2020 wurde deshalb eine Arbeitsgemeinschaft ins Leben gerufen, in der sich das International House, die Personalabteilung und der Exzellenzcluster SE2A über die Onboardingprozesse austauschten und Schritte für dessen Vereinfachung besprachen. „Dieser angestoßene Prozess ist extrem wichtig für die TU Braunschweig, weil wir uns immer in einem Wettbewerb um talentierte internationale Forschende mit anderen Universitäten befinden. Wenn wir dabei erfolgreich sein wollen, müssen wir die Hürden im Einstellungsprozess verringern“, betont Professor Rolf Radespiel, Leiter des Instituts für Strömungsmechanik und Co-Sprecher des stark international ausgerichteten Exzellenzcluster SE²A.

Bildnachweis: Daniel Götjen/TU Braunschweig

Neue Webseiten als Schritt-für-Schritt-Anleitung für den Onboarding-Prozess

„Die Zahl der Anfragen von internationalen Forschenden, die an der TU Braunschweig arbeiten und forschen möchten, steigt beständig – das ist ein sehr gutes Zeichen, aber es gilt, schneller zu werden in den Prozessen“, bestätigt auch Astrid Sebastian. Um dieses Ziel zu erreichen, entschied die AG, dass in einem ersten Schritt die Abläufe zur Einstellung von internationalen Forschenden übersichtlich und nachvollziehbar online abgebildet werden sollen. Hintergrund ist, dass mit wechselndem Personal in den Einrichtungen oft Wissen über die Abläufe verloren geht und neue Mitarbeiter*innen sich mühsam durchfragen müssen. Das Ergebnis sind neue Webseiten, die Schritt für Schritt erklären, wie die Onboarding-Prozesse von internationalen Forschenden an der TU Braunschweig ablaufen. Je nachdem, ob internationale Wissenschaftler*innen mit einem Arbeitsvertrag an der TU Braunschweig eingestellt werden sollen, ob sie als Stipendiaten mit eigener Finanzierung oder als Gast für einen kurzen Zeitraum an die TU Braunschweig kommen, gibt es unterschiedliche Verfahren. Gastgebende Institute und Einrichtungen können sich anhand der Webseiten einen guten Überblick über diese Prozesse verschaffen. Checklisten helfen außerdem dabei, auf einen Blick zu prüfen, welche Schritte noch erledigt werden müssen.

Digitalisierung aller Prozesse ist das elementare Ziel

Die neuen Webseiten sind aber nur ein Baustein auf dem Weg zu einem möglichst komplikationslosen Onboarding-Prozess: „Ein vollständig digitales Einstellungsverfahren muss unser Ziel sein“, betont Radespiel. „Gleichzeitig müssen die Abläufe zwischen allen beteiligten Einrichtungen noch weiter synchronisiert werden, um auch Doppelarbeit zu vermeiden. Dabei hilft die Digitalisierung natürlich“, erklärt er die Ausrichtung.

Das Team der Mobile Researcher Services hat das Thema Digitalisierung für 2022 bereits fest in den Blick genommen: Ein Online-Anmeldetool für internationale Forschende wird in Kürze veröffentlicht. „Wir wollen unser Angebot so weiterentwickeln, dass alle internationalen Forschenden, die an die TU Braunschweig kommen möchten oder schon hier forschen, den Service bekommen, den sie benötigen, um sich voll auf ihre Forschung konzentrieren zu können“, fasst Astrid Sebastian zusammen. Der begonnene Austausch zwischen den Einrichtungen der TU Braunschweig, aber auch mit der Stadt Braunschweig soll im kommenden Jahr auf jeden Fall fortgesetzt werden. Zudem möchte MoRe mit Workshops und Informationsveranstaltungen gastgebende Einrichtungen auf das Onboarding und die Betreuung von internationalen Forschenden vorbereiten. Pläne, die sicher nicht nur bei Professor Radespiel gut ankommen: „Als Exzellencluster sind wir darauf angewiesen, internationale Forschende an unsere Universität zu holen. Wir sind hier auf dem richtigen Weg, um die TU Braunschweig in diesem Prozess nach vorne zu bringen.“

Text: Henrike Hoy / TU Braunschweig