30. Januar 2026 | Magazin:

Zukunft ist ein Teamsport Expeditionsende des Projektes „Mit leichtem Gepäck“

„Zukunft ist ein Teamsport.“ Mit diesem Zitat der Zukunftsforscherin Florence Gaub wurde beim Abschlussevent Anfang Dezember der Mehrwert des siebenmonatigen Projekts „Mit leichtem Gepäck“ deutlich, an dem über 50 TU-Mitglieder beteiligt waren. Alle Teammitglieder inklusive einiger Gäste aus dem Senat und den Fakultäten beurteilten die Ergebnisse der Testphase und feierten das Ende des Projektes mit viel Anerkennung für den gemeinsamen Teamgeist!

Begrüßt wurden die Teammitglieder zum Abschlussevent von TU-Präsidentin Prof. Angela Ittel und Projektinitiator Vizepräsidenten für Personal, Finanzen und Hochschulbau Dietmar Smyrek. Zusammen skizzierten Sie anschaulich in einem gemeinsamen Dialog die ersten Momente der Projektidee, die bei einer vergangenen Kanzlerjahrestagung entstand. Beide sehen unter anderem das Miteinander als einen zentralen Gewinn.

 „Genau so eine Initiative hatte ich mir für die TU Braunschweig gewünscht: mit Experimentierfreude, einer „Hands-on-Haltung“ und einer großen Freude am gemeinsamen Schaffen haben über 50 Kolleg*innen kreative und konkret umsetzbare Lösungen entwickelt, die unsere Arbeit künftig leichter und transparenter machen. Spürbar war diese beindruckend freudvolle Dynamik, die von den Teilnehmenden ausging. Es zeigt, wieviel es in uns bewirkt, wenn wir bereit sind, unsere Universität aktiv mitzugestalten.“, so Präsidentin Prof. Angela Ittel über das Projekt.

Auftraggeber Vizepräsident Dietmar Smyrek ist vom positiven Nachklang des Projektes überzeugt: „Dieses Projekt hat mir wahnsinnig viel Spaß gemacht. Es hat echten TU Braunschweig-Teamgeist generiert. Ich wünsche mir sehr, dass wir alle diesen Spirit aus den Projektteams dauerhaft mit in unsere tägliche Zusammenarbeit nehmen – ich meine damit genau diesen kreativen Ideenreichtum, diese Freude am Ausprobieren, die gegenseitige Unterstützung und eine Haltung, die ausdrückt „Na klar, wir machen das hier gemeinsam!“. Ich bin überzeugt, wenn wir das tun, ist das eine große Bereicherung für die TU als Gemeinschaft, für die Teams auf allen Ebenen und für uns selbst. Und außerdem wird der Funke mit der Zeit auch überspringen auf Kolleg*innen, die nicht am Projekt beteiligt waren.“

Begrüßung und Rückblick auf initiale Projektidee von Angela Ittel. Bildnachweis: TU Brauschweig/Projekthaus_Alicia-Sophie Bleyer

Austausch und Rückblick zur Expedition I. Bildnachweis: TU Brauschweig/Projekthaus_Alicia-Sophie Bleyer

Austausch und Rückblick zur Expedition II. Bildnachweis: TU Brauschweig/Projekthaus_Alicia-Sophie Bleyer

Vorstellung der Ergebnisse vor allen Teams. Bildnachweis: TU Brauschweig/Projekthaus_Alicia-Sophie Bleyer

Teampräsentation "Transparenz in den Prozessen und Zuständigkeiten". Bildnachweis: TU Brauschweig/Projekthaus_Alicia-Sophie Bleyer

Teampräsentation "Zentrale Beschaffung Warenhaus". Bildnachweis: TU Brauschweig/Projekthaus_Alicia-Sophie Bleyer

Teampräsentation "Personal halten". Bildnachweis: TU Brauschweig/Projekthaus_Alicia-Sophie Bleyer

Teampräsentation "Personalgewinnung & Einstellungsprozesse". Bildnachweis: TU Brauschweig/Projekthaus_Alicia-Sophie Bleyer

Teampräsentation "Unterstützung statt Kontrolle". Bildnachweis: TU Brauschweig/Projekthaus_Alicia-Sophie Bleyer

Projektmaterialien aus der Expeditionsreise. Bildnachweis: TU Brauschweig/Projekthaus_Alicia-Sophie Bleyer

Feedbackwand zum Prozess. Bildnachweis: TU Brauschweig/Projekthaus_Alicia-Sophie Bleyer

Prozessbegleiterinnen mit Rückblick auf die gemeinsame Expedition. Bildnachweis: TU Brauschweig/Projekthaus_Alicia-Sophie Bleyer

Was war bis dahin geschehen?

Über 7 Monate sind über 50 Kolleg*innen aus Verwaltung und Wissenschaft gemeinsam auf eine „Expedition“ gegangen. Aufgeteilt in neun Teams haben sie mit unterschiedlichen Schwerpunkten daran gearbeitet, interne administrative Prozesse leichter zu machen – nicht nur für sich selbst, sondern für alle, die hier arbeiten. Sie haben erfolgreich das Prinzip der Co-Kreation genutzt, also nicht nur zusammen gearbeitet – sondern zusammen gestaltet. Dazu gehörte es, Prototypen zu entwickeln, also Entwürfe von Lösungsideen direkt umzusetzen und diese mit zukünftigen Anwender*innen zu testen. Beim Zwischenevent im Oktober 2025 wurden 22 Prototypen vorgestellt, die nach dem kollegialen Feedback im Realbetrieb getestet wurden. Auf Basis dieser 7-wöchigen Testphase, haben die Teams beim Abschlussevent Empfehlungen dazu ausgesprochen, welche Prototypen im Januar 2026 im Senat vorgestellt und weiterverfolgt werden sollen. Und welche im positiven Sinne „Scheitern“ dürfen oder noch nicht ausgereift sind. Denn zum Projektkonzept gehört es, besser schnell herauszufinden, dass eine Idee nicht so brauchbar ist, wie angenommen, als lange Konzepte zu verfassen, die dann möglicherweise versanden.

Was ist entstanden? Drei exemplarische Prototypen

Jetzt ist das Team am Ende der Reise angekommen. Zu Veranschaulichung stellen wir exemplarisch drei Prototypen vor. Alle weiteren können auf der Projektwebseite eingesehen werden.

Prototyp 1: Zentrale Beschaffung/Warenhaus

Bereits die „einfache“ Beschaffung mit Markterkundung und der Einholung von drei Vergleichsangeboten frisst für Mitarbeitende viel Zeit. Nach internen Auswertungen kann das je nach Arbeitsgruppe über 70% der Beschaffungsverfahren ausmachen. Deshalb stellte sich das Team der Frage: Wie kann diese große Mehrheit der „einfachen“ Beschaffungen innerhalb des rechtlichen Rahmens möglichst transparent, standardisiert und einfach anwendbar gestaltet werden? Dafür testeten sie die Nutzung eines digitalen, vergaberechtskonformen Marktplatzes in Form einer Online-Plattform. Die Testphase ergab eine deutliche Vereinfachung und erhebliche Zeiteinsparungen nicht nur für die beschaffenden Einrichtungen, sondern z. B. auch für die Buchhaltung.

Prototyp 2 Personalgewinnung und Einstellungsprozesse

Das Team hatte festgestellt, dass Institutssekretariate & -leitungen im Einstellungsprozess oft nicht wissen, was nach dem Versand der Unterlagen aus dem Institut alles passiert, bis der Arbeitsvertrag unterschrieben werden kann und wer genau für welchen Arbeitsschritt zuständig ist. Außerdem herrsche Unsicherheit, was bei Einstellung von wissenschaftlichen Mitarbeitenden als Qualifizierungsziele und Arbeitsplatzbeschreibung angegeben werden soll, damit der Antrag in der Personalabteilung ohne Rückfragen umgesetzt werden kann. Das Team fragte sich: Wie können wir innerhalb von Einstellungsprozessen an der TU für mehr Transparenz und Orientierung sorgen und Rückfragen deutlich reduzieren?

Entstanden sind drei Hilfestellungen (hier und hier zu finden): Ein Ablaufdiagramm, das den gesamten Einstellungsprozess übersichtlich darstellt, Formulierungsvorschläge für die Arbeitsplatzbeschreibungen der wissenschaftlichen Mitarbeiter*innen im Zuge der Einstellung, die das Erstellen erleichtern und  den Anpassungsaufwand verringern sowie eine Ausfüllhilfe für die Formulierung von Qualifizierungszielen bei Einstellungsanträgen für wissenschaftliche Beschäftigte. Tests haben bei allen drei gezeigt, dass sie als Unterstützung gesehen werden und die Anzahl der Rückfragen in der Personalabteilung reduzieren.

Prototyp 3 Unterstützung statt Kontrolle

Das Team hatte festgestellt, dass Mitarbeitende manchmal nicht so genau wissen, welche strikten Rahmenbedingungen und Regeln es gibt, an die andere Abteilungen gebunden sind. Auch wenn eine Abteilung nur unterstützen möchte und dafür gezielte Rückfragen stellen muss, entsteht ein unangenehmes Gefühl der Kontrolle und des Gängelns. Das Team hat sich gefragt: „Helfen persönliche Einblicke in andere Abteilungen dabei,  ein besseres Verständnis zu entwickeln?“

Dafür haben sie das Format der Hospitation getestet. Mitarbeitende verbrachten bis zu einem ganzen Arbeitstag in einer anderen Abteilung. Sie haben dort typische Arbeitsabläufe kennengelernt, an Meetings teilgenommen und sich über Erfahrungen ausgetauscht. Die Tests haben gezeigt, dass sowohl das Verständnis, wie auch das Wir Gefühl deutlich gestärkt wurden.

Zukunft ist ein Teamsport  

Neben diesen greifbaren Ergebnissen, waren es vor allem die weichen Faktoren, die „Mit leichtem Gepäck“ zum Erfolg geführt haben.  Die Teammitglieder haben auf die Frage, mit welchem Wort sie den Mehrwert des Projekts beschreiben würden, unter anderem folgende Wörter genannt: Miteinander, Verbundenheit, Perspektivwechsel, Effizienz, Offenheit, Über Grenzen hinweg, frei denken,  Zusammenhalt, Vernetzen, Wir-Gefühl. Eine Besonderheit beim Projekt „Mit leichtem Gepäck“ war von Anfang an, dass die Herausforderung „Verwaltungsinnovation“ nicht in „Zentrale und Dezentrale“ aufgespaltet wurde, oder „Verwaltung“ auf die eine und „Forschung“ auf die andere Seite platziert wurde. Stattdessen wurde durchweg in interdisziplinären Teams gearbeitet.

Prozessbegleiterin Sarah Zerwas dazu: „Als Transformations-Designerin habe ich oft erlebt, dass Menschen, selbst wenn sie Veränderung wollen – eine Abwehrhaltung entwickeln. Dieses psychologische Phänomen haben die Harvard-Wissenschaftler*innen Robert Kegan und Lisa Lahey „Immunity to Change“ genannt. Das passiert, wenn wir uns allein fühlen. Um Überforderung entgegen zu wirken, hilft es Verbindung und Gemeinschaft zu erleben. Dazu passt das Zitat: Zukunft ist ein Teamsport! Und das Projektteam „Mit leichtem Gepäck“ war wirklich großartig.“

Auch in der gemeinsamen Auswertung der Teilnehmenden zeigte sich deutlich, dass viele die Interdisziplinarität der Teams aus Forschung und Verwaltung und den Zugewinn an Perspektiven schätzten. Ebenso wurde die Projektbegleitung durch Projekthaus mit der neutralen Moderation, den freiwilligen Zusatzangeboten an Workshops, Datenerhebung, gestalterischer Unterstützung etc. und der flexible organisatorischem Rahmen mehrfach positiv hervorgehoben.  Auch die pragmatische Zusammenarbeit („Mut zur Kürze“) und der klare Zeitraum wurden gelobt. Würde das Projekt nochmal stattfinden, hätten einige den Wunsch nach einer längeren Testphase und das frühere Einbeziehen von externen Gästen.

Prozessbegleiterin Madita Olvermann blickt wehmütig auf das Ende des Projektes: „Ich habe richtig gemerkt, dass es mich traurig macht, dass das Projekt nun zu Ende ist. Das Projekt hat davon gelebt, dass engagierte Personen ihre Energie und Gestaltungsfreude einbringen. Und Ihnen gilt unser Dank – denn Sie haben das Projekt zum Leben erweckt. Ein Traum einer jeden Prozessbegleitung. Ich bin gespannt, wie sich die Umsetzung gestalten wird und würde mir wünschen auch weiter am Thema der „Verwaltungsinnovation“ mitwirken zu dürfen!“

Wie geht es jetzt weiter?  Alle Prototypen liegen nun zur finalen Sichtung bei Vizepräsident Dietmar Smyrek als Projektinitiator und wurden zur positiven Kenntnisnahme im vergangenen Senat vorgestellt. Zeitnah werden nun Anschlussfragen zu Zuständigkeiten, Timing etc. geklärt und dann geht es in die Umsetzung. Dies passiert aber nicht mehr im Rahmen des Projektes. Das Team „Mit leichtem Gepäck“ kommt im Frühsommer 2026 noch einmal zusammen, um den Stand der Dinge zu überprüfen. Denn am Ende ist eine Idee ohne ihre Umsetzung wenig wert.

Text: Madita Olvermann & Sarah Zerwas