„Mit leichtem Gepäck“ 22 Prototypen gehen in die Testphase

Nach dem Projektauftakt, und dem Stimmungsbild zur Sommerpause geht es für das TU Braunschweig Transformationsprojekt „Mit leichtem Gepäck“ unter der Leitung von Dietmar Smyrek, TU-Vizepräsident für Personal, Finanzen und Hochschulbau auf die nächste Etappe einer besonderen Expedition: 22 Prototypen für die Vereinfachung der Prozesse im Universitätsalltag.

Projektkoordinator*innen Madita Olvermann und Sarah Zerwas berichten vom Aufbruch zur Etappe:

Dialog, Mut und Gestaltungsfreude

Jede Expedition hat ihren Zwischenstopp – einen Moment, an dem das Team innehält, die Route prüft, Energie für die nächsten Kilometer tankt und Erstaunliches im Gepäck entdeckt. Genauso fühlte sich das Zwischenevent von „Mit leichtem Gepäck“ an: Die neun Teams fanden sich am letzten Freitag im offenen Raum ein, bereit, ihre Prototypen zu präsentieren, sich gegenseitig zu stärken und dabei mutig in die letzten 7 Wochen der Projektphase zu starten: Dem Testen der Prototypideen. Auftraggeber und Projektinitiator Dietmar Smyrek zeigt sich begeistert von den Teams: „Das vom Projekthaus gewählte Format hat bei den Expeditionsteilnehmer*innen einen unvorstellbaren Innovationswillen und einen großartigen Ideenreichtum ausgelöst. Die Teams waren wunderbar produktiv und haben tolle Prototypen erzeugt. Jetzt geht es an das Testen und ich hoffe, dass es viele Prototypen bin in die Realisierung schaffen.“

 

Inmitten lebhafter Gespräche und schnellen, wie auch unterhaltsamen Pitchrunden zeigten die rund 50 Teammitglieder des Projektes beim Zwischenevent eindrucksvoll, dass in administrativen Prozessen ein hohes Innovationspotenzial steckt.

Schon im Ankommen schwang neben Neugierde auch ein bisschen Skepsis mit. „Am Anfang war ich etwas skeptisch demgegenüber, aber mittlerweile habe ich ein gutes Bauchgefühl“, bekannte eine Teilnehmerin – eine ehrliche Momentaufnahme eines Projekts, das Mut und Veränderungsbereitschaft verlangt. Insgesamt bot der Tag „erfrischend niederschwellig“ einen „tollen Raum für Ideen – für die alle erst einmal offen sind.“, so Dr. Maurice Scheer, Mitglied des Personalrates und Mitarbeiter des Gauß-IT-Zentrums.  Petra Eimbeck, Leitung der Abteilung 22 schließt sich an: „Insgesamt eine tolle Plattform, um neue Arbeitsformate zu probieren und hierbei Unterstützung zu bekommen, um eben diese neuen Wege zu gehen.“

Während des offenen Austauschs an den Teaminseln im Anschluss an die kurzen Pitchrunden für die Ideen zeigten sich die Teams in Bestform – mit Gestaltungswillen und Neugierde. Gemeinsam mit meiner Kollegin Sarah Zerwas machten wir den Teilnehmenden an diesem Tag noch einmal deutlich, wie viel Spaß es uns gemacht hat, die Teams in Workshops, Arbeitstreffen, Machbarkeits-Spaziergängen und der Posteranfertigung in unserer Rolle als Prozessbegleiterinnen zu unterstützen in den vergangenen Monaten. Wir sind dankbar, dass alle trotz unterschiedlicher Arbeitsbelastung und Frustrationspegeln so viel Energie und Engagement in das Projekt gesteckt haben. Wir waren begeistert von der Gestaltungsfreude. Darauf gab es erst einmal ein High-Five zu Beginn der Veranstaltung.

Dank dieses Engagements und der spürbaren Gestaltungsfreude wurde jede Teaminsel mit ihren Prototypen-Postern zu einem echten Energie-Lagerfeuer beim Event.

Die verschiedenen Pitches brachten neue Impulse, doch forderten sie auch klare Antworten: Wie können die Prototypen sinnvoll und ressourcenarm getestet werden, welche Lösungen fühlen sich wirklich leicht an – und sind sie praktikabel? Scheitern einzelner Ideen ist in dieser Phase ausdrücklich erlaubt,“ teilten wir den Teams mit und statteten sie mit kleinen Proviantpaketen inklusive Dextro-Energy als Energiebooster für den Tag.

„Ich erwarte und hoffe, dass Lösungen geschaffen werden, die sich im Nachhinein leicht anfühlen und auch umgesetzt werden – und nicht in einer Schublade verschwinden,“ fasste eine weitere Teilnehmerin ihre Erwartungen passend zusammen.

Innovation sichtbar machen: 22 Prototypen im Herzstück der Veranstaltung

Im Herzstück des Zwischenevents standen die insgesamt 22 Prototypenideen aus den neun Teams, die für frischen Wind und neugierige Nachfragen sorgten. Die Teams präsentierten eine Vielzahl von Ideen – von kleinen, schnell umsetzbaren Lösungen bis hin zu größeren Ansätzen, die strukturelle Veränderungen in Prozessen anstoßen sollen, um diese zu vereinfachen.

So will etwa die Kampagne „Wo kann ich arbeiten?“ aus dem Team „New Work“ mit einer Campus-Map helfen, Arbeits- und Lernorte auf dem Gelände leichter auffindbar zu machen. Der Element-Chat „Tech Tinder“ wiederum soll einen unkomplizierten Raum für digitale Bedarfe schaffen: Drei Leitfragen helfen dabei, Anliegen gezielt zu formulieren – Kolleg*innen können sich anschließen oder ihr Wissen teilen. Ein anderer Prototyp setzt auf das Prinzip „über den Tellerrand schauen“ und eröffnet durch Hospitationen neue Möglichkeiten für Austausch und Zusammenarbeit aus dem Team „Unterstützung statt Kontrolle“. Besonders großes Interesse weckte das digitale Warenhaus – ein smarter Marktplatz für Ressourcen, der den Einkauf vereinfacht, die Buchhaltung entlastet und nachhaltige Beschaffung unterstützt aus dem Team „Zentrale Beschaffung/Warenhaus“. Bereits während des Events zeigte sich: Das Potenzial für echten Mehrwert ist groß. „Wenn das Warenhaus so kommt – oder auch nur ansatzweise –, hat sich das leichte Gepäck schon sehr gelohnt, “ bekundete Prof. Robert Hänsch, Abteilungsleitung Stressphysiologie und Bioimaging am Institut für Pflanzenbiologie.

Diese und die übrigen 18 Prototypen machen deutlich, wie vielfältig und ideenreich die Reise zum besseren Arbeiten gestaltet wird.

Der Blick nach vorn

Wie auf jeder großen Reise gilt auch hier: Nach dem Meilenstein ist vor der nächsten Etappe. Die Agenda zum Zwischenevent setzte den Rahmen für Austausch, Neueinsortierung des Erreichten und einen optimistischen Blick auf das, was folgt. „Ich bin begeistert von der Dynamik, die aus der 1. Phase hervorgeht und bin gespannt auf die Ergebnisse der weiteren Projektphase,“ so Dr. Konrad Schäfer, Geschäftsführung der Fakultät 6. Dieses Statement bringt den Geist der Expedition treffend auf den Punkt.

Die Reise geht weiter: „Was muss jetzt passieren, damit das Projekt auch nach Dezember erfolgreich bleibt?“ – Diese Frage stand am Ende der Veranstaltung im Mittelpunkt und zeigt den Weg für die kommenden Wochen, in denen die Prototypen im Praxistest zeigen werden, wo die größten Potenziale schlummern.

Neugierig auf mehr? In den kommenden Wochen stellen wir in „Die Woche“ je ein bis zwei Teams und ihre Prototypen-Lösungen vor. Auf der Projekt-Homepage finden Sie zudem alle News und Hintergründe zum Projekt „Mit leichtem Gepäck“.

Text: Dr. Madita Olvermann