Jeden Tag ein kleines Etappenziel Alexander Herwig vom Immatrikulationsamt berät zur Studienfinanzierung

Mit Alexander Herwig aus dem Immatrikulationsamt endet unsere kleine Interview-Reihe mit Mitarbeiter*innen des Studienservice-Centers. Alexander Herwig wechselt seit der Pandemie zwischen Büro und Homeoffice und ist weiterhin für die Studierenden erreichbar. Er berät unter anderem zu Studiengangswechsel-Anträgen und Beurlaubungen sowie zur Studienfinanzierung.

Alexander Herwig wechselt seit der Pandemie zwischen Büro und Homeoffice. Bildnachweis: Janina Ahrendt/TU Braunschweig

Was sind deine Aufgaben im Bereich Service und Beratung an der TU Braunschweig?

Zusammen mit meinem Kollegen bin ich normalerweise für alle Anfragen an das Immatrikulationsamt zuständig, die nicht an unseren Service Desks im Erdgeschoss des Studienservice-Centers (SC) abschließend geklärt werden können. Insbesondere gehören dazu Anträge auf ein Teilzeitstudium, Studiengangswechsel, Beurlaubung oder Gasthörer*innenschaft. Viel nachgefragte Themen sind außerdem die im Rahmen eines Studiums erhobenen Gebühren und das sogenannte Studienguthaben hinsichtlich der Langzeitstudiengebühren. Zusätzlich biete ich noch eine Studienfinanzierungsberatung an.

Wie hat sich seit der Corona-Pandemie dein Arbeitsalltag verändert?

Seit Beginn der Pandemie wechsele ich zwischen Büro und Homeoffice, da doch noch einige Services die Anwesenheit im Studienservice-Center erfordern. Außerdem hat sich zwangsläufig die Aufgabenzuteilung verschoben, da die Hauptkommunikationswege mit Studierenden und Ratsuchenden nun andere sind. Gleichzeitig versuchen wir die Anliegen schnellstmöglich zu bearbeiten, um die Verzögerungen durch den Postversand – auf den wir leider angewiesen sind – so gering wie möglich zu halten.

Funktioniert die Erreichbarkeit und der Kontakt zu Studierenden trotz des Kontaktverbotes im Studienservice-Center?

Unter den gegebenen Umständen funktioniert die Erreichbarkeit aus meiner Sicht sehr gut. Natürlich können die modernen Kommunikationsmittel ein persönliches Gespräch von Angesicht zu Angesicht nicht ersetzen – in dieser Hinsicht bin ich altmodisch. Unsere alternativen Kontaktmöglichkeiten werden aber sehr gut angenommen. Gerade die Informationen zur Finanzierungsberatung sind für Studierende aktuell sehr wichtig und können auch telefonisch vermittelt werden.

Was hast du aus der aktuellen Situation mitgenommen? Gab es auch Vorteile oder Lerneffekte?

Alexander Herwig vom Immatrikulationsamt. Bildnachweis: Janina Ahrendt/TU Braunschweig

Wir mussten im vergangenen Jahr vor dem ersten Lockdown sehr kurzfristig fast unsere gesamten Arbeitsprozesse auf cloudbasierte Strukturen umbauen.

Bestimmte Arbeiten wie zum Beispiel das Erstellen von TUcards lassen sich allerdings nur vor Ort erledigen, sodass eine ständige Besetzung gewährleistet werden musste. Während anfangs nur wenig Anfragen an uns herangetragen wurden, nahmen diese mit der Zeit stetig zu. Es war gut zu sehen, dass nicht nur wir, sondern auch die Studierenden sich bald an die geänderten Umstände und Kontaktmöglichkeiten angepasst hatten und weiterhin den Kontakt suchen.

Außerdem mussten wir sehr bald feststellen, dass man für bestimmte Szenarien wie beispielsweise der TUcard-Ausgabe vor dem Haus der Wissenschaft stets eine kontaktlose Alternative in der Hinterhand haben musste. In dieser Hinsicht haben wir unsere Prozesse laufend reflektiert und angepasst, wenn es nötig wurde.

Welche Tipps kannst du Studierenden für die aktuelle Situation und ihre Fragen rund um Immatrikulationen, Finanzierung und Beglaubigungen mit auf den Weg geben?

Alexander Herwig berät u.a. zu Studiengangswechsel-Anträgen und Beurlaubungen sowie zur Studienfinanzierung. Bildnachweis: Janina Ahrendt/TU Braunschweig

Erstens möchte ich allen Leser*innen mit auf den Weg geben, dass es in der gegenwärtigen Lage wichtig ist, optimistisch zu bleiben und sich für jeden Tag kleine, realistisch zu erreichende Etappenziele zu setzen. Mit einer festen Struktur lässt sich die Pandemie-Situation nämlich viel besser bewältigen.

Zweitens: Wir sind weiterhin für die Studierenden da, bearbeiten Ihre Anträge und beantworten Ihre Fragen! Gerade bei Fristsachen ist es ratsam, sich frühzeitig zu kümmern, da durch den Postversand ein paar zusätzliche Werktage eingeplant werden müssen. Auf unserer COVID-19-Sonderseite informieren wir über unsere aktuellen Arbeitsabläufe und etwaige Veränderungen. Dort sind auch unsere Kontaktdaten hinterlegt. Wenn etwas unklar ist, fragt am besten bei uns nach. Ansonsten versuchen wir unsere Services für Sie bestmöglich aufrechtzuerhalten.

Die Fragen stellte Janina Ahrendt vom Studienservice-Center.